Платформа для обработки бизнес-запросов предпринимателей
RU / EN
Главная » Лица » Генеральный совет » Точки зрения » Цифровая вакцина для строительного бизнеса

Цифровая вакцина для строительного бизнеса 11 декабря 2020

Член генерального совета Анна Надобных рассказала об управленческом учете в строительном бизнесе

Строительство — понятие многогранное, объединяющее в себе разнообразные работы, труд множества людей и большие объемы различных материалов. В одиночку построить что-то серьезное и большое практически невозможно, разве что крошечный домик или песочный замок. Так как объемы ресурсов строительного процесса довольно значительные, ошибки в таком бизнесе стоят очень дорого.

Деятельность строительных компаний является проектно-ориентированной. В управленческом учете таких компаний отражают особенности проектной деятельности и добавляют строительную специфику:

Формула управленческого учета для строительного бизнеса:

управленческий учет (основа) + проектная специфика + строительная специфика

Разберем специфику строительного, точнее строительно-проектного учета, который является продолжением управленческого и проектного учета.

Строительный учет необходим компаниям, которые ведут строительный бизнес и работают с такими видами реализации как:

  • объект (товар);
  • работы (СМР, ПИР);
  • услуги (генподряд, консультационные).

По сравнению с выполнением работ или услуг на обычных проектах, которые выполняются, по большей части, с использованием одного вида ресурсов — человеческого ресурса, при выполнении строительных проектов добавляется второй вид ресурсов — материальный ресурс. Учет материальных ресурсов по проектам является одной из специфик строительного учета.

Вторая специфика заключается в том, что компания может оказаться в разных ролях по видам оказываемых услуг: подрядчик, генподрядчик, заказчик, поставщик материальных ресурсов.

Построение строительного учета, как и проектного учета, осуществляется в три этапа.

Этап 1. Определение требований к учету

Требования руководства компании к управленческому учету — это отчетность, которая содержит информацию, необходимую для управления и оценки деятельности.

На этом этапе уточняется состав и глубина детализации отчетов. Так как отчет представляет собой таблицу, столбцы такой таблицы — это статьи аналитики, а строки — деление по статьям доходов и расходов.

 

Специфические отличия строительно-проектного учета

  • По аналитике, то есть столбцам таблиц отчетов, требуется анализ по этапам завершения; отдельным сооружениям и конструкциям; объектам разного назначения внутри одного объекта.
  • По строкам, то есть группировке статей расходов, структура, как минимум, трехъярусная: прямые производственные (сырье, работа техники, трудовые ресурсы); косвенные производственные (подготовка, проектные работы, благоустройство, временные сооружения и т.п), которые относятся целиком на объект договора, соответственно, их необходимо распределять на этапы или отдельные объекты строительства, сооружения; косвенные административные (офис).

Результатом этих требований будет являться разработанная структура отчета.

Этап 2. Построение методологии учета

После того как определили требования к учету, можно переходить к этапу 2: созданию правил для реализации этих требований (построению методологии).

Методология строится в три простых шага.

Шаг 1. Определение источников данных

Для управленческого учета (УУ) используются данные из различных систем ‒ источников данных. Поэтому, в самом начале необходимо определить: какие данные и из каких источников необходимы для реализации требований.

Один из часто запрашиваемых управленческих отчетов ‒ соотнесение запланированных (смета) и фактических расходов. Кроме того, по сравнению с проектным учетом, добавляется учет расхода материалов и времени работы спецтехники, поэтому соответствующие учетные системы тоже необходимо использовать как источники данных.

 

Источник данных

Используемые данные

Система учета рабочего времени 

(Jira, Bitrix, ...)

Данные учета рабочего времени сотрудников по проектам

Система бухгалтерского учета

(1C: Бухгалтерия, ...)

Сведения о хозяйственных операциях за период

Система учета персонала

(1С: ЗУП,...)

Сведения о начислении заработной платы по сотрудникам

Система учета договоров

Параметры заключенных договоров: сумма, срок и т.д.

Смета

Плановые значения расход по отдельным объектам

Система учета техники

Данные по времени работы спецтехники по объектам

Система учета материалов

Данные по расходам материалов по объектам 

Шаг 2. Настройка алгоритмов использования данных

После того как принято решение: из каких источников и какие данные будем использовать, необходимо определить как мы будем использовать эти данные.

Например, для управленческого учета (УУ) зачастую используют данные из бухгалтерского учета (БУ). Но это не копирование. Каждая хозяйственная операция обрабатывается по определенным алгоритмам. Так как речь идет о внутреннем учете компании, алгоритмы такой обработки задаются в зависимости от требований к отчетности.

Вариантов переноса данных из БУ в управленческий учет всего пять:

  • оставить без изменения — хозяйственные операции отражаются одинаково  в БУ и УУ ;
  • добавить данные — внесение операций в УУ, которые не были отражены в БУ
  • изменить сумму;
  • изменить суть;
  • изменить аналитику.

Добавление аналитики необходимо абсолютно для всех операций, в соответствие с требованиями, сформированными на Этапе 1 На первый взгляд, сложно определить: нужно ли изменение суммы или сути хозяйственной операции. На деле разобраться в этом довольно просто. 

Специфика корректировки данных для управленческого учета в строительном бизнесе

  1. Распределение всех расходов и доходов между периодами — корректировка сумм операций.

Строительство объектов занимает длительное время, а отчет выполняется за конкретный период, поэтому суммы всего проекта необходимо распределять между периодами, аналогично проектному учету.

Для строительного бизнеса при таком распределении усложняется расчет степени завершенности проекта. При расчете, помимо учета рабочего времени сотрудников, добавляется расчет по материалам и используемой технике. Общая степень завершенности проекта учитывает все виды используемых ресурсов.

  1. Распределение сумм между всеми необходимыми аналитикам: объектами, сооружениями и другими видами деятельности. Например, список аналитик для некоторой компании:
  • строительно-монтажные работы;
  • объект 1:
    • o сооружение 1;
    • o сооружение 2.

 При учете расходов используется два вида распределяемых затрат: 

  • прямые распределяемые;
  • косвенные распределяемые.         

Кроме того, в строительном бизнесе такие расходы распределяются по большему количеству баз распределения (драйверов). 

Драйвер затрат — это показатель, характеризующий связь между затратами и объектами учета.

Шаг 3. Определение состава отчетных форм

Для управленческого учета, как и для любого другого, основными являются три вида отчетности.

  • Баланс
  • CF
  • PL

Управленческая отчетность для строительных компаний тоже имеет свою специфику.

Чаще всего используется отчет план-факт, за основу которого, по плановым показателям, берется смета и рассчитываются фактические показатели, в том числе используя степень завершенности каждого сооружения или любого другого объекта.

Этап 3. Автоматизация полученных правил учета

Почему  необходимо автоматизировать создание управленческой отчетности для строительного бизнеса:

  • каждый раз при формировании отчетности необходимо соотнести статьи сметы и статьи управленческой отчетности. Кроме того, управленческий учет - это гибкая система, быстро настраиваемая в соответствии с изменениями внутренней и внешней экономической ситуации в компании. Это означает, что требования к  детализации статей отчетов могут меняться. Тогда и соотнесение статей отчетности и статей сметы может измениться.
  • аналогично происходит сбор  и соотнесение данных между собой из других учетных систем: системы учета договоров, системы учета рабочего времени, материалов, техники и так далее. Управленческий учет для строительного бизнеса отличается большим объемом необходимых данных и только автоматизация позволяет быстро и точно собирать и консолидировать данные, в соответствии с правилами построения такого учета, определенными в данной компании;
  • при распределении административных и производственных расходов в управленческом учете для строительных компаний используются различные драйверы затрат. В отсутствие автоматизированной системы управленческого учета, даже если использовать для создания отчетности Excel, такая работа требует много времени и внимания, ошибки возникают довольно часто;
  • большое количество и сложность алгоритмов распределения хозяйственных операций усложняет ведение учета и требует автоматизации. 

Как и при включении  в отчет плановых показателей из сметы, в случае изменений в структуре проекта или компании изменятся требования к отчетности — следовательно, возникнет необходимость добавлять или изменять аналитические признаки фактических хозяйственных операций, что легко и быстро можно сделать только в том случае, если система управленческого учета автоматизирована.

Автоматизированная система весь этот значительный объем работ сводит практически к нулю. Задав настройки на этапе 1 — определения требований к учету и Этапе 2 — реализации этих требований, получать отчетность можно «здесь и сейчас», без затрат рабочего времени. Необходимые изменения вносятся при помощи настроек. Все это возможно только в одном случае: если ваша автоматизированная система управленческого учета построена по принципу low code, а именно: все правила обработки данных и шаблоны отчетов пользователь может менять через настройки. Иначе каждое изменение правил формирования отчетности будет требовать вызова специалистов, постановки технического задания, тестирования, устранения ошибок и т.д, то есть времени и денег.

Выводы

В связи с тем, что в строительном бизнесе используются большие объемы материалов, работает множество людей, время завершения проектов значительное — цена ошибок крайне высока. Поэтому требуется высокий уровень контроля и наличие системы оценки этого контроля, что автоматически приведет к максимизации прибыли собственников, владеющих такими инструментами.

Партнёры