Колонка члена генерального совета «Деловой России» Анны Надобных

Руководитель просит вас наладить управленческий учет – что делать? Паниковать, конечно же. Минут 15, не больше. Потом возьмите себя в руки и делайте все по моей инструкции. Это легче, чем кажется.

В небольших компаниях директор принимает управленческие решения интуитивно. У него есть план по выручке и затратам. Но он не умеет проверять, что из задуманного получилось, а что – нет. И если в компании нет финансовой службы, все вопросы приходится решать главбуху: как рассчитать себестоимость и рентабельность по проектам, объектам и продуктам; как определить вклад каждого акционера в общий результат, привлечь финансирование, оптимизировать трудозатраты для подготовки отчетности и т. д.

По большому счету, руководитель требует от главбуха вести еще один дополнительный учет – управленческий. И это совсем не прихоть. Скажу по своему опыту: такой учет позволяет любой компании увеличить прибыль до 30 процентов.

Какой метод учета выбрать

Как видите, дело ответственное. Но особенность управленческого учета в том, что здесь нет готовых шаблонов и форм отчетности. Главбух может вести учет так, как ему сподручнее. Метод первый - сформировать правила учета, исходя из них строить любую отчетность. Метод второй - собирать данные из разных IT-систем по мере надобности. У каждого метода есть свои достоинства и недостатки (см. таблицу).

Два метода управленческого учета: плюсы и минусы

Метод	Плюсы	Минусы
Сформировать единые правила учета	Достоверность: благодаря единым требованиям можно сверить контрольные показатели. Достаточно настроить отчетность один раз и изменять ее по мере необходимости.	Большие трудозатраты на начальном этапе. Придется потратиться на программы по управленческому учету.
Собирать данные по мере надобности	Достаточно тех IT-систем, которые уже есть у компании.	Неточность: нет единых правил для контроля над отчетностью. К примеру, в компании формируют только отчет о прибылях и убытках или отчет о движении денежных средств, но не сводят баланс. Невозможно быстро проверить, все ли экономические операции учли в отчете. Большие трудозатраты: каждый раз надо придумывать новый формат отчетности.

Я выбрала для себя первый вариант. Дальше расскажу о нем подробнее. Но для начала поясню, для чего нужен управленческий учет – ведь есть бухгалтерский и налоговый.

Государству важно собрать налоги, оно не погружается в детали бизнеса. У руководства компании иная мотивация — успешное развитие. И чтобы принимать верные решения, директору требуется более детальный уровень аналитики, чем в налоговой отчетности. Нужна своя собственная система внутреннего контроля: учет в разрезе подразделений, видов деятельности, статей доходов и затрат и пр.

Любая отчетность ищет ответы вопросы: какая сумма? в каких разделах и в каких отчетных формах? как анализировать данные? Ответ на каждый из этих вопросов может отличаться в зависимости от того, для кого он предназначен: для госорганов или внутреннего пользования. И тут возникает разница в учете.

Как построить систему управленческого учета

Для управленческого учета нет готовых шаблонов – каждая компания индивидуальна. Но не пугайтесь, все не так сложно, как кажется. Используйте мою структуру шаг за шагом и у вас все получится.

Шаг 1: Составьте табличку с требованиями

Спросите себя: для чего вы это делаете? Составьте табличку по требованиям, которые сформулировали директор или собственники компании:

• в строках отразите статьи доходов и расходов. Так вы легко определите, кем они производятся;
• в столбцах укажите вид продукции или проект, направление деятельности, структурное подразделение и т. д. Это поможет вам разобраться, на что относятся расходы и что принесет доход в будущем.

И можете себя поздравить — вы уже создали структуру отчета.

Шаг 2: Создание методологии

Далее распишите подробно методологию управленческого учета:

• откуда сотрудникам брать данные,
• как эти данные использовать,
• что включить в состав отчетных форм.

Многие компании ведут учет в нескольких разрозненных системах: 1С:Предприятие, 1С:ЗУП и др. Распишите, данные каких программ вы будете брать для управленческого учета. Решите, как вы будете использовать эти данные:

• без изменения, так же, как и в бухучете;
• изменять данные (к примеру, по разному списывать расходы);
• добавлять данные, которых не было ни в одной учетной системе, но они нужны для управленческого учета.

Определите состав отчетных форм и согласуйте его с руководством и собственниками.

Шаг 3. Необязательно, но важно: автоматизируйте управленческий учет!

Очень полезный , хоть и необязательный, шаг – от него зависит ваша рабочая нагрузка!

Я проанализировала рынок ИТ-систем и выяснила, что зачастую компании автоматизируют только отчет о движении денег. Загружают банковскую выписку и останавливаются на этом.

Более прогрессивные организации используют второй вид автоматизации, когда все алгоритмы заложены в программном коде IT-системы. Минус в том, что вшитые в программу правила учета не всем подходят и их сложно изменить.

Я считаю, что оптимальным для вех компаний будет третий вид автоматизации. В таких IT-системах используются алгоритмы “low code”. По-русски – «без программирования». Пользователь может самостоятельно все настроить под свои нужды и не обращаться каждый раз к разработчикам. К примеру, сервис «Galochka», который позволяет вести управленческий и финансовый учеты и МСФО.

Он соберет данные из разных информационных систем вашей компании. Настраивать аналитику и изменять данные вы сможете самостоятельно, без помощи программистов. Отчетность в «Galochkе» формируется с помощью удобных взаимосвязанных шаблонов, которые вы сами настроите.

Какие процессы автоматизировать

Перечислю основные процессы, которые нужно автоматизировать в управленческом учете:

• сбор данных из разных источников;
• их изменение;
• формирование отчетности.

Если все требования настроили верно, создать отчет для вас будет делом пары минут . Главное — правильно выбрать программу для автоматизации.

При выборе системы обязательно запросите у разработчиков методологию, по которой они реализовывали учетные правила. И если она соответствует вашей хотя бы на 80 процентов, то можете приобретать программу.

Не забывайте, что управленческий учет — динамично развивающийся организм. Вам периодически придется вносить изменения под новые запросы руководства. Идеально, когда ваша программа позволяет через настройки создавать новые и менять существующие правила учета. Именно поэтому я выбрала для себя «Галочку». Дело за вами.