Платформа для обработки бизнес-запросов предпринимателей
RU / EN
Главная » Лица » Генеральный совет » Точки зрения » Как настроить управленческий учет за три шага

Как настроить управленческий учет за три шага 01 февраля 2021

Колонка члена генерального совета «Деловой России» Анны Надобных

Руководитель просит вас наладить управленческий учет – что делать? Паниковать, конечно же. Минут 15, не больше. Потом возьмите себя в руки и делайте все по моей инструкции. Это легче, чем кажется.

В небольших компаниях директор принимает управленческие решения интуитивно. У него есть план по выручке и затратам. Но он не умеет проверять, что из задуманного получилось, а что – нет. И если в компании нет финансовой службы, все вопросы приходится решать главбуху: как рассчитать себестоимость и рентабельность по проектам, объектам и продуктам; как определить вклад каждого акционера в общий результат, привлечь финансирование, оптимизировать трудозатраты для подготовки отчетности и т. д.

По большому счету, руководитель требует от главбуха вести еще один дополнительный учет – управленческий. И это совсем не прихоть. Скажу по своему опыту: такой учет позволяет любой компании увеличить прибыль до 30 процентов.

Какой метод учета выбрать

Как видите, дело ответственное. Но особенность управленческого учета в том, что здесь нет готовых шаблонов и форм отчетности. Главбух может вести учет так, как ему сподручнее. Метод первый - сформировать правила учета, исходя из них строить любую отчетность. Метод второй - собирать данные из разных IT-систем по мере надобности. У каждого метода есть свои достоинства и недостатки (см. таблицу).

Два метода управленческого учета: плюсы и минусы

Метод

Плюсы

Минусы

Сформировать единые правила учета

  • Достоверность: благодаря единым требованиям можно сверить контрольные показатели.
  • Достаточно настроить отчетность один раз и изменять ее по мере необходимости.
  • Большие трудозатраты на начальном этапе.
  • Придется потратиться на программы по управленческому учету.

Собирать данные по мере надобности

  • Достаточно тех IT-систем, которые уже есть у компании.
  • Неточность: нет единых правил для контроля над отчетностью. К примеру, в компании формируют только отчет о прибылях и убытках или отчет о движении денежных средств, но не сводят баланс. Невозможно быстро проверить, все ли экономические операции учли в отчете.
  • Большие трудозатраты: каждый раз надо придумывать новый формат отчетности.


Я выбрала для себя первый вариант. Дальше расскажу о нем подробнее. Но для начала поясню, для чего нужен управленческий учет – ведь есть бухгалтерский и налоговый.

Государству важно собрать налоги, оно не погружается в детали бизнеса. У руководства компании иная мотивация — успешное развитие. И чтобы принимать верные решения, директору требуется более детальный уровень аналитики, чем в налоговой отчетности. Нужна своя собственная система внутреннего контроля: учет в разрезе подразделений, видов деятельности, статей доходов и затрат и пр.

Любая отчетность ищет ответы вопросы: какая сумма? в каких разделах и в каких отчетных формах? как анализировать данные? Ответ на каждый из этих вопросов может отличаться в зависимости от того, для кого он предназначен: для госорганов или внутреннего пользования. И тут возникает разница в учете.

Как построить систему управленческого учета

Для управленческого учета нет готовых шаблонов – каждая компания индивидуальна. Но не пугайтесь, все не так сложно, как кажется. Используйте мою структуру шаг за шагом и у вас все получится.

Шаг 1: Составьте табличку с требованиями

Спросите себя: для чего вы это делаете? Составьте табличку по требованиям, которые сформулировали директор или собственники компании:

  • в строках отразите статьи доходов и расходов. Так вы легко определите, кем они производятся;
  • в столбцах укажите вид продукции или проект, направление деятельности, структурное подразделение и т. д. Это поможет вам разобраться, на что относятся расходы и что принесет доход в будущем.

И можете себя поздравить — вы уже создали структуру отчета.

Шаг 2: Создание методологии

Далее распишите подробно методологию управленческого учета:

  • откуда сотрудникам брать данные,
  • как эти данные использовать,
  • что включить в состав отчетных форм.

Многие компании ведут учет в нескольких разрозненных системах: 1С:Предприятие, 1С:ЗУП и др. Распишите, данные каких программ вы будете брать для управленческого учета. Решите, как вы будете использовать эти данные:

  • без изменения, так же, как и в бухучете;
  • изменять данные (к примеру, по разному списывать расходы);
  • добавлять данные, которых не было ни в одной учетной системе, но они нужны для управленческого учета.

Определите состав отчетных форм и согласуйте его с руководством и собственниками.

Шаг 3. Необязательно, но важно: автоматизируйте управленческий учет!

Очень полезный , хоть и необязательный, шаг – от него зависит ваша рабочая нагрузка!

Я проанализировала рынок ИТ-систем и выяснила, что зачастую компании автоматизируют только отчет о движении денег. Загружают банковскую выписку и останавливаются на этом.

Более прогрессивные организации используют второй вид автоматизации, когда все алгоритмы заложены в программном коде IT-системы. Минус в том, что вшитые в программу правила учета не всем подходят и их сложно изменить.

Я считаю, что оптимальным для вех компаний будет третий вид автоматизации. В таких IT-системах используются алгоритмы “low code”. По-русски – «без программирования». Пользователь может самостоятельно все настроить под свои нужды и не обращаться каждый раз к разработчикам. К примеру, сервис «Galochka», который позволяет вести управленческий и финансовый учеты и МСФО.

Он соберет данные из разных информационных систем вашей компании. Настраивать аналитику и изменять данные вы сможете самостоятельно, без помощи программистов. Отчетность в «Galochkе» формируется с помощью удобных взаимосвязанных шаблонов, которые вы сами настроите.

Какие процессы автоматизировать

Перечислю основные процессы, которые нужно автоматизировать в управленческом учете:

  • сбор данных из разных источников;
  • их изменение;
  • формирование отчетности.

Если все требования настроили верно, создать отчет для вас будет делом пары минут . Главное — правильно выбрать программу для автоматизации.

При выборе системы обязательно запросите у разработчиков методологию, по которой они реализовывали учетные правила. И если она соответствует вашей хотя бы на 80 процентов, то можете приобретать программу.

Не забывайте, что управленческий учет — динамично развивающийся организм. Вам периодически придется вносить изменения под новые запросы руководства. Идеально, когда ваша программа позволяет через настройки создавать новые и менять существующие правила учета. Именно поэтому я выбрала для себя «Галочку». Дело за вами.

Партнёры