По данным крупнейшей российской компании интернет-рекрутмента Headhunter, 85% компаний в России испытывают дефицит кадров.
В сутках не так много часов, и время имеет решающее значение. Как повысить производительность сотрудников и увеличить их мотивацию? На помощь приходят современные технологии:
1. Технология RPA (Robotic process automation) предоставляет компаниям цифровых помощников - программных роботов, освобождающих людей от рутинных, повторяющихся действий.
2. Автоматизированный сквозной расчет КПЭ (ключевых показателей эффективности) позволяет правильно ставить задачи сотрудникам, исходя из задач подразделения, связанных, в свою очередь с текущими задачами всего бизнеса. Такой подход дает каждому сотруднику дополнительную мотивацию: понимание не только прямой зависимости размера его премии от выполнения поставленных задач, но и его вклада в общий результат.
RPA: когда роботы становятся частью вашей команды
Повседневная рутина – это не просто трата времени, но и постоянный источник ошибок. RPA (роботизированная автоматизация процессов) берет на себя рутинные задачи, позволяя сотруднику-человеку сфокусироваться на стратегически важных вещах.
Внедрение RPA в бизнес-процессы компании позволяет значительно ускорить сбор данных, обработку информации и выполнение других рутинных операций. Робот делает всю черновую работу: обрабатывает отчеты, создает документы, контролирует сроки, а человеку остается только принимать ключевые решения. Это не будущее, это реальность, доступная уже сегодня.
Например, виртуальный помощник по персоналу может управлять большинством HR-процессов, в частности, автоматизировать некоторые части процесса найма:
-
автоматизировать поиск резюме на сайтах;
-
проанализировать резюме по установленным признакам (таким, как опыт работы);
-
обзвонить выбранных кандидатов и пригласить на собеседование;
-
составить отчет по результатам обзвона со ссылкой на резюме кандидата и указанием его ответа: согласен, не согласен, не удалось связаться.
Виртуальные помощники по персоналу также могут помочь сотрудникам:
-
оформить больничный/отпуск;
-
уточнить условия их трудового договора;
-
отправлять отчеты о достижении показателей для премирования.
Такая автоматизация не только снижает нагрузку на отдел HR и Бухгалтерию, но и повышает скорость процессов внутреннего взаимодействия в компании, что тоже влияет на удовлетворенность и эффективность всего персонала.
В результате, сотрудники меньше устают, меньше занимаются скучной рутинной работой, выполняют больше задач, требующих творческого подхода, опыта и знаний.
Показатели эффективности: когда все идут в ногу
Когда говорят о производительности труда, обычно имеют в виду количество выполненных сотрудником задач по отношению к количеству затраченных на это ресурсов. Но важно не только количество. Если задачи сотрудника не связаны жестко с задачами его подразделения, а те, в свою очередь, с задачами компании, то ресурсы, затраченные им на выпуск продукции, не принесут компании прибыль, а значит будут потрачены зря. Общая производительность труда в компании будет крайне низкой, премии хорошим работникам просто не из чего будет выплачивать.
Система мотивации на базе КПЭ позволяет достигать баланс между целями компании и работника для наиболее полного удовлетворения потребностей обоих, создавая условия, при которых то, что выгодно и необходимо одному, становится столь же необходимо и выгодно другому.
Для того чтобы система управления по целям и КПЭ имела эффект, очень важно выстроить два процесса:
1. Формирование показателей.
КПЭ должны отвечать целям бизнеса и сотрудников.
Сформированные однажды показатели постоянно пересматриваются:
-
при изменении стратегии или бизнес-процессов компании;
-
при снижении релевантности показателя;
-
для поддержки новых групп или отделов;
-
для доработки модели КПЭ.
2. Оперативный расчет показателей
В течение отчетного периода сотрудник должен понимать, какие перед ним были установлены цели и что на текущий момент выполнено, чтобы было достаточно времени что-то предпринять и достигнуть поставленных показателей, в том числе для получения желаемого вознаграждения.
Без автоматизации выстроить оба процесса невозможно, если количество сотрудников в компании - 100 человек и больше.
Кроме этого, сложности добавляет то, что информация, необходимая для расчета КПЭ содержится в разных системах компании. Например, сведения о размере зарплаты находятся в одной системе, а сведения о времени, отработанном сотрудником на каждом проекте - в другой.
Это усложняет автоматизацию расчета КПЭ. Система сквозного расчета КПЭ должна позволять:
-
постоянно изменять набор показателей и формулы их расчета;
-
предоставлять каждому сотруднику личный кабинет с актуальной для него информацией о степени достижения каждого КПЭ;
-
собирать информацию из разных систем компании.
Нашей компании удалось решить эти проблемы с помощью решения, которое включает разработанные нами ИТ-продукты. Благодаря использованию современных технологий, мы получили мощный и гибкий инструмент, позволивший нам автоматизировать свою систему расчета КПЭ.
-
собирать данные из нескольких разрозненных систем (плановые значения КПЭ, зарплата, учет рабочего времени, CRM и так далее);
-
рассчитывать фактические значения показателей, передавать результаты руководству и в личные кабинеты сотрудников;
-
позволять быстро вносить изменения в перечень показателей и в формулы их расчета, а также хранить данные за предыдущие периоды.
В результате: сотрудники могут видеть уровень своих достижений на данный момент, что позволяет им правильно расставлять приоритеты и повышает их мотивацию и производительность. Работа каждого увязана с целями его подразделения и компании в целом.
Для руководства такая система позволяет осуществлять управление коллективом на основе точных данных, что с одной стороны повышает скорость достижения целей компании, с другой - сводит на нет негативное влияние субъективной оценки работы сотрудников. Кроме этого, часто много ресурсов тратится на постоянный контроль сотрудников. При наличии автоматизированной системы сквозного расчета КПЭ контроль не нужен, так как есть мотивация.
Два этих инструмента автоматизации позволяют повысить мотивацию и эффективность сотрудников, а следовательно дают реальную экономию:
-
сокращение операционных расходов на 5-16% за счет автоматизации рутинных задач, повышения производительности труда;
-
повышение скорости достижения показателей KPI до 100%.
Анна Надобных, член генерального совета, управляющий партнёр компании BizApps
