Платформа для обработки бизнес-запросов предпринимателей
RU / EN
Главная » Лица » Генеральный совет » Точки зрения » Принимаем решение на основе цифр, а не интуиции. Внедряем проектный учет

Принимаем решение на основе цифр, а не интуиции. Внедряем проектный учет 01 сентября 2020

Колонка члена генерального совета «Деловой России», управляющего партнера компании BizApps Анны Надобных

Во время любого кризиса остро встает вопрос контроля и распределения ресурсов, что, в целом, является основной функцией управленческого учета. В последнее время все больше предпринимателей хотят управлять бизнесом, основываясь на цифрах, а не интуиции. О проектном управлении и учете, например, задумываются, когда нарушаются сроки и бюджеты проектов, неэффективно используются ресурсы, плохо мотивируются кадры или нестабильно социально-политическое окружение.

Практически любой бизнес, так или иначе, ведет проект. К проектной деятельности можно отнести: строительство объектов, запуск новой линии продукции (от табурета до бриллиантового кольца), любые виды ремонта, подбор персонала для компаний, внедрение ИТ-проектов, открытие нового магазина и прочее.

Любой проект начинается с бюджета. На основе него рассчитывается плановая себестоимость проекта, без четкого понимания которой нельзя принять правильное управленческое решение: идти в проект или нет. После того как бюджет сформирован и принято решение о «вхождении» в проект, должно быть обеспечено ведение проектного учета и управление проектом. Крайне важно не путать проектный учет и управление проектами. Проектный учет — это управленческий учет по проектам, настроенный таким образом, чтобы выполнять оценку результатов по проектам, а управление проектами — это управление людьми, работающими на проекте, с использованием информации получаемой с помощью проектного учета. 

Поскольку проектный учет является частным случаем управленческого учета, к нему применимы все требования и правила, предъявляемые к управленческому учету. Формула проектного учета может выглядеть следующим образом: проектный учет = управленческий учет + специфика. Итогом любого учета является отчетность. Отчет представляет собой таблицу, в которой по строкам отражаются статьи, а в столбцах —требуемая аналитика.  

Процесс построения любого учета, в том числе проектного, состоит из постановки требований к управленческой отчетности, созданию методологии для реализации поставленных требований, выбора инструмента для ведения проектного учета или его автоматизации. Опыт подсказывает, что «вручную» организовать такой учет крайне трудоемко, даже для небольшого количества проектов. А если в работе пять и больше проектов одновременно, то практически невозможно.

Стоит отметить преимущества автоматизированного учёта. Оперативная система обеспечит вас оперативной и достоверной информацией, освободит рабочее время сотрудников, занимающихся «ручным» сведением данных из разных систем, повысит точности учетных данных и эффективность предприятия. Любая автоматизированная система не терпит хаоса и беспорядка, поэтому переход на выбранную ИТ-платформу заставит вас систематизировать бизнес-процессы, определить связи и зависимости между ними и разобрать весь учет хозяйственных операций до винтика.

 Весь процесс по ведению проектного учета я разбила на четыре более детальных процесса и провела анализ возможности использования автоматизированных систем для каждого из них. 

Проставление аналитики «Проект» на хозяйственной операции 

Так как регламентированный бухгалтерский учет не требует детализации по аналитике «Проект», необходимо предусмотреть дополнительную обработку или «обогащение аналитическим признаком» всех хозяйственных операций, имеющих отношение к работам на проектах. Автоматизировать процесс можно с помощью программы Excel, которая проставляет аналитику на хозяйственных операциях в таблице, с последующей обработкой через формулы или макросы. Программу можно использовать, если алгоритмы такой обработки не очень сложные и их можно однозначно определить. Альтернативой может стать учетная система бухгалтерии («1: С», «Предприятие» и другие системы). При проведении хозяйственной операции в БУ можно добавлять аналитику.

Отражение затраченного времени сотрудников по проектам

Данные о фактически отработанном рабочем времени необходимы для того, чтобы рассчитывать сумму выручки по проектам и распределять косвенные расходы на сотрудников между проектами, то есть те, которые непосредственно не относятся на проект. Для учета рабочего времени по проектам, потребуется специализированная ИТ-система. Самые распространенные системы по учету времени сотрудников­ — это Jira, Trello или «Битрикс».

Расчет суммы выручки и некоторых расходов

Вами могут проводиться операции доначисления выручки и расходов, исходя из степени завершенности проекта. Такой расчёт можно провести в Excel, но это достаточно трудоемко. Хорошим помощником станет система управленческого (проектного) учета, которая обладает гибкой настройкой формул для расчета суммы операции. Есть возможность указать, по каким алгоритмам выполнять расчет суммы. Тогда, используя данные из БУ, бюджет проекта и фактически отраженное время, можно сформировать алгоритм расчета суммы.

Распределение одной хозяйственной операции между несколькими проектами

Вы можете автоматически распределить суммы одной хозяйственной операции на несколько проектов, на основе настраиваемых алгоритмов. Автоматизировать процесс можно в программе Excel, но ограничиваясь только простыми алгоритмами распределения и небольшим количеством проектов. В системе управленческого учета должны быть реализованы функции загрузки данных из системы учета рабочего времени, настройки «соотнесения» времени и начисленной ЗП, настройки разных алгоритмов распределения для разных статей.

Архитектура для автоматизации проектного учета

Архитектура автоматизации проектного учета, которую я рекомендую на основании своего опыта, должна выглядеть так, как представлено на рисунке. 

Любому бизнесу, чтобы оставаться конкурентоспособным, недостаточно лишь создавать товар, либо оказывать услуги. Нужно постоянно контролировать распределение имеющихся ресурсов, применяя различные инновационные решения. Внедряйте проектное управление и учет! Это позволит оптимизировать бизнес-процессы, координировать и контролировать достижение значимых и масштабных целей, развивать бизнес.

Партнёры