Системный подход к управлению бизнесом начинается с построения бизнес-модели и дает возможность выстроить все процессы так, чтобы снять с руководства необходимость регулярного вмешательства в операционную деятельность компании. Иными словами, хорошо работающий бизнес работает сам. Задачи руководства при этом выходят на более высокий уровень: оценка влияния внешних факторов, постановка глобальных целей и оптимизация бизнес-процессов.
Еще 20 лет назад реализация такой модели управления была возможна только в небольших компаниях. Там же, где ежедневное количество событий, как внутренних, так и внешних, превышает доступный для человека объем во много раз, приходилось полагаться на интуицию. С развитием цифровых технологий появилась возможность получать информацию обо всех бизнес-процессах компании в целом и о каждом в частности, в нескольких разрезах и с большой глубиной детализации.
Несмотря на то, что цифровизация приносит прибыль, в большинстве компаний этот процесс идет достаточно медленно и неравномерно. Сначала ИТ-решения внедряются в одном отделе, затем постепенно в других. Такой подход не только распределяет немалые затраты на цифровизацию на длительный период времени, но и позволяет компании уменьшить стресс от нововведений. Его недостатком являются проблемы, появляющиеся из-за несовместимости приобретенных в разное время и у разных производителей ИТ-систем.
Финансовая служба любой компании – это центральный узел, в который стекается информация обо всех значимых бизнес-процессах. Чтобы предоставить руководству отчетность, необходимо собрать большое количество данных из различных ИТ-систем компании, рассчитать на их основе необходимые показатели и сформировать удобные для анализа отчеты.
В связи с этим в последнее время все чаще финансовый директор компании ставится во главе цифровизации и становится digital CFO. Участие финансового директора в процессе автоматизации финансовой службы и компании в целом необходимо, чтобы были соблюдены все требования для получения оптимального результата.
Digital CFO (Chief Financial Officer) ‒ это директор по цифровым технологиям. Он отвечает за преобразование бизнес-процессов компании в «цифровую» форму.
Как финансовому директору капитализировать свои знания, возглавить процесс автоматизации финансового блока и стать digital CFO
Основные обязанности руководителя финансовой службы:
-
контроль работы бухгалтерии;
-
оперативное управление денежным потоком;
-
формирование фактической управленческой отчетности;
-
расчет финансовых KPI для менеджеров;
-
создание модели бюджетирования: алгоритмов сбора и расчета плановых показателей (план/факт анализ);
-
привлечение необходимого финансирования (определение необходимого объема, взаимодействие с банками);
-
создание долгосрочной финансовой модели.
Для автоматизации процесса получения управленческой отчетности необходимо пройти три этапа.
Начинать формировать систему управленческого учета следует с требований. Каждому руководителю необходим свой набор финансовых отчетов и показателей в них для анализа.
Поэтому первый этап построения системы управленческой отчетности – формирование требований к ней.
Вторым этапом является создание методологии учета для реализации поставленных требований. Существует много методик построения одних и тех же отчетов, каждая из которых имеет свои достоинства и недостатки. Зная специфику компании и требования к отчетности, необходимо выбирать наиболее применимые из них. Это один из ключевых моментов при выборе системы для автоматизации. В готовых системах, автоматизирующих управленческий учет, есть одна методология, которую невозможно изменить без сложных доработок. В результате, мы получаем быстрые расчеты и стандартные отчеты, в которых не совсем та информация, которая нам нужна.
Третий этап построения системы управленческой отчетности – выбор инструментов автоматизации. Самый простой из них – табличный редактор Excel.
На сегодняшний день разработано довольно большое количество специализированных систем для автоматизации всех этапов построения финансовой отчетности.
Как сформировать требования, создать методологию и о методах формирования отчетов мы уже рассказывали ранее.
При автоматизации финансовой службы важно:
учесть, что мы хотим получить, то есть сформировать требования;
определить методику получения итоговых показателей, то есть создать методологию учета;
подобрать инструмент для автоматизации.
Существует два варианта автоматизации
Алгоритмы заложены в коде
Есть системы, в которых вся методика заложена заранее. То есть, алгоритмы, по которым происходит расчет показателей, разработчик закладывает в коде. Используя такую автоматизированную систему, вы не можете применить ее к собственной, уникальной, методике.
Рекомендация: перед тем, как начать применять эти алгоритмы, узнайте, какая методика заложена в коде, и сравните с собственной разработанной методикой. Если хотя бы на 80% ваша и методика разработки совпадают, то можете приобретать такое решение. Но вы должны понимать, что потребуются дополнительные инвестиции для ее доработки.
В 99% случаев она вам не подойдет, потому что управленческий учет уникальный для каждой компании.
Тогда необходимо доработать систему под ваши требования:
-
написать техническое задание разработчикам, специалистам по этой программе;
-
разработчики внесут изменения в алгоритмы;
-
протестировать эти изменения. При необходимости доработок, уточнить техническое задание и повторить цикл.
Это длительный и затратный процесс.
В дальнейшем, при изменении ваших требований, что происходит очень часто, необходимо повторять этот цикл.
Алгоритмы, вынесены на уровень настроек. Гибкие алгоритмы, использующие технологию low code
Для более эффективной работы с такой быстро изменяющейся группы бизнес-процессов, как управленческий учет, выгодней использовать гибкие алгоритмы. Тогда вы сами, без привлечения разработчиков, сможете вносить изменения в алгоритмы, реализующие методику учета.
Наша программа для ведения управленческого учета, бюджетирования и казначейства «Галочка» ‒ удобный инструмент для digital CFO. Она поможет быстро автоматизировать финансовый бизнес-процесс благодаря тому, что ее можно настроить практически под любые задачи, и она не требует сложного внедрения и долгих доработок.
В «Галочке» используется low-code технология – метод проектирования и разработки приложений с помощью интуитивно понятных графических инструментов и встроенных функций, которые снижают традиционные (профессиональные) требования к написанию кода. С помощью такого подхода система может быть настроена практически под любые задачи финансовой службы. При этом, для изменения настроек не требуются специальные знания. Автоматизация позволяет финансовому директору выйти на новый уровень, решать более сложные и востребованные задачи.
«Галочка» позволяет финансовому директору выйти на новый уровень по управлению активами компании, быстрее решать текущие ежедневные задачи, оперативно получать необходимые данные и грамотно управлять бизнес-процессами.
Чтобы автоматизировать процесс сбора данных из всех учетных и производственных систем в одну, специализированную систему формирования отчетности, необходим автоматизированный обмен. Часто приходится сталкиваться с тем, что между системами нет возможности обмена данными по умолчанию. В этом случае, до недавних пор, либо вводили данные вручную, либо проходили весь цикл разработки новой, уникальной системы для интеграции, приведенный ранее для доработки систем управленческого учета с «прошитыми» алгоритмами расчета.
Несколько лет назад появилась технология RPA (robotic process automation) ‒ роботизированная автоматизация процессов. RPA ‒ это использование программных роботов для неизменных, часто повторяющихся процессов при работе с ИТ-системами. Это универсальное решение для быстрой автоматизации, не требующее долгой и сложной разработки.
Программные роботы позволяют уменьшить рутину при работе с ИТ-системами в десятки раз. Они умеют запускать приложения, читать документы и переносить данные между разными системами.
Автоматизация сбора данных уменьшает время на формирование управленческой отчетности во много раз. Так как зачастую системы, в которых находятся данные, не могут обмениваться ими с системой финансовой отчетности. Чем больше таких данных, тем выше эффективность применения программных роботов. Эту технологию уже несколько лет используют крупнейшие банки и корпорации.
Выводы
Для того, чтобы финансовому директору стать digital CFO и возглавить процесс цифровизации компании, необходимо начать автоматизацию финансовой службы, используя для этого наиболее современные разработки, позволяющие сократить сроки и стоимость внедрения ИТ-систем. Системный подход к управлению бизнесом требует наличия возможности получать наиболее точную и достоверную информацию, что невозможно без автоматизации множества бизнес-процессов.
